Une étude sur l’autovérification des prescriptions à haut volume et faible risque

L’arrivée de la prescription électronique et des dossiers électroniques intégrés affecte considérablement le travail du pharmacien, en particulier au niveau de la validation des ordonnances. Dans le mode de travail traditionnel de la prescription et de la validation d’ordonnances en établissement de santé, les ordonnances rédigées sur papier sont transmises à la pharmacie par fax ou par numérisation. Il s’agit actuellement du fonctionnement le plus fréquent au Québec. Dans ce mode, le pharmacien en distribution est tributaire de la transmission d’ordonnances par un tiers; il ne peut vérifier que les ordonnances qu’on lui envoie, et bien que techniquement « toutes » les ordonnances sont censées être vérifiées, un grand nombre d’ordonnances, notamment celles destinées à une utilisation en dose unique d’un médicament disponible directement sur l’unité de soins, ne sont jamais transmises à la pharmacie.

Avec le passage aux dossiers électroniques intégrés ou à la prescription électronique dans un logiciel dédié à cette fin interfacé avec la pharmacie, la barrière humaine à la transmission d’ordonnances n’existe plus, celle-ci devient automatique. Il devient possible pour le pharmacien d’avoir accès en temps réel à toutes les ordonnances, incluant un grand nombre qui n’étaient pas accessible avant. De ce changement découle un dilemme: les pharmaciens pourraient vouloir continuer à vérifier toutes les ordonnances, incluant celles nouvellement accessibles, mais cette charge de travail additionnelle demande un investissement en ressources, qui, en contexte de pénurie de personnel, risque d’entraîner des ruptures d’autres services dont la valeur ajoutée est potentiellement plus grande, notamment les soins pharmaceutiques. Pour beaucoup des ordonnances nouvellement transmises, comme le démontre la littérature sur le sujet et comme je constate dans ma propre expérience, la validation prospective par le pharmacien est d’une valeur ajoutée plutôt limitée.

Pourtant, dans plusieurs logiciels de dossiers électroniques, en particulier ceux basés sur les pratiques américaines, il est attendu que la majorité des ordonnances soient vérifiées prospectivement par un pharmacien. Ceci n’est pas étranger à plusieurs publications autour de 2010, le moment où le déploiement des dossiers électroniques intégrés a commencé aux États-Unis, qui parlaient des risques de submerger les pharmaciens d’ordonnances à vérifier ayant peu de valeur ajoutée et risquant d’affecter la capacité à offrir des soins cliniques. Cette inquiétude est toujours d’actualité, une publication en 2019 disait:

The verification of low complexity orders is a basic and repetitive drug distribution function that pharmacists frequently characterize as rote work due to the extremely low rate of problems. The most serious concerns, such as drug allergies, drug interactions, and dosing errors are generally identified using clinical decision support rules and alerts, while others would need to be identified through anomalous or important patient-specific factors that arise during routine profile review or clinical rounds. Verification of these low complexity orders may actually increase the risk of error due to the lack of vigilance by the pharmacist when reviewing these orders, similar to errors of omission seen with alert fatigue.

En réponse à cette inquiétude, plusieurs logiciels ont développé des fonctionnalités « d’autovérification » permettant de soustraire des ordonnances rencontrant certains critères à la vérification prospective du pharmacien. Paradoxalement, les standards de pratique américains, notamment les standards d’excellence de l’ASHP, découragent l’utilisation de cette fonction. Je crois que l’on peut assumer que ceci est bien intentionné, en encourageant les pharmaciens à limiter cette pratique au minimum à des fins de sécurité. De même, les normes d’agrément américaines de la Joint Commission demandent une vérification des ordonnances par un pharmacien avant que celles-ci deviennent disponibles pour retrait des cabinets et administration dans la FADM électronique, sauf pour des cas d’exception bien définis.

Une publication parue récemment dans l’AJHP, s’est penchée sur ce sujet dans le contexte de l’urgence. Elle avait pour objectif d’évaluer l’effet de la fonction d’autovérification d’ordonnances activée à l’urgence pour des ordonnances rencontrant des critères de haut volume et faible risque, sur la charge de travail de vérification d’ordonnances des pharmaciens. L’étude a eu lieu dans deux hôpitaux, le premier académique et le deuxième communautaire, au Wisconsin. Dans l’hôpital académique, un pharmacien était présent à l’urgence 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, alors que l’hôpital communautaire ne disposait pas de pharmacien à l’urgence.

Une liste de médicaments éligibles à l’autovérification a été établie à l’aide d’une revue rétrospective de 3 mois de données de prescription (36 000 prescriptions de août à octobre 2019). 10 médicaments représentaient près de la moitié de toutes les ordonnances. Un comité multidisciplinaire incluant des médecins, infirmières, pharmaciens cliniciens et pharmaciens en informatique clinique ont établi des critères pour évaluer ces médicaments à partir de listes de l’ISMP dont la liste des médicaments à haut risque. Les antibiotiques, analgésiques à longue action et vaccins ont été exclus. Ensuite, une logique clinique a été programmée dans le logiciel de dossier électronique. Celle-ci est détaillée dans le texte complet, mais essentiellement l’ordonnance devait figurer à la liste prédéterminée, ne déclencher aucune alerte dans le système d’aide à la décision, être disponible dans les cabinets de l’urgence, et destinée à une administration à l’urgence pour un patient adulte.

Ensuite, toutes les ordonnances du 20 au 29 janvier 2020 ont été évaluées rétrospectivement pour vérifier si les critères ainsi établis étaient adéquats. Celles-ci ont été révisées indépendamment par deux pharmaciens pour déterminer si une intervention aurait été requise sur l’ordonnance au moment de sa vérification. 7433 ordonnances ont été émises durant la période, dont 3057 rencontrant les critères d’autovérification. 18 ont requis une intervention du pharmacien et 75 n’ont jamais été révisées par un pharmacien pour diverses raisons, pour un total de 93 qui ont été évaluées par les deux pharmaciens; 2 de ces 93 auraient requis une intervention, soit 0,07% du total. L’autovérification aurait permis de réduire la charge de travail de validation des ordonnances de 40%.

Les auteurs concluent donc que l’autovérification de médicaments à haut volume et faible risque est possible dans le contexte de l’urgence sans présenter de risque significatif pour les patients, et permet de diminuer significativement la charge de travail de vérification d’ordonnances.

Je trouve cet article très intéressant car dans le contexte québécois actuel, il s’agit de médicaments pour lesquels les ordonnances ne se rendent probablement pas à la pharmacie, je vous invite à consulter la liste dans l’article, mais on voit qu’il s’agit essentiellement de solutés sans additifs, d’analgésiques à courte action et d’antinauséeux. Dans ma pratique, je conste à peu près la même chose: la vaste majorité des ordonnances à haut volume nouvellement transmises suite au déploiement de la prescription électronique sont dans ces catégories. Dans le contexte de la prescription électronique, en plus, ces ordonnances sont souvent générées à l’aide de règles d’aide à la décision, notamment le calcul automatique de dose et les order sets, les rendant peu susceptibles de contenir une erreur. Avec le déploiement à venir à plus grande échelle de la prescription électronique, du circuit du médicament en boucle fermée et des dossiers électroniques intégrés au Québec, je pense que nous avons une opportunité de définir quelles ordonnances méritent vraiment une validation prospective par le pharmacien et de se servir des technologies pour éviter un accroissement indu de la charge de travail en distribution.

Optimisation d’alertes de dose par des pharmaciens en informatique clinique

L’optimisation des alertes dans les dossiers électroniques, principalement dans le but de diminuer leur nombre, augmenter leur pertinence, et réduire la désensibilisation aux alertes, est un sujet d’actualité. Un article paru en août 2022 décrit comment les pharmaciens en informatique clinique d’une organisation de santé américaine ont mis en place une stratégie d’optimisation des alertes de dose.

L’étude a eu lieu dans une organisation comprenant 11 hôpitaux et plus de 100 cliniques. Le département d’informatique de pharmacie de cette organisation comportait 10 pharmaciens en informatique clinique et 5 consultants cliniques. Les alertes d’intervalles de dose (dose-range checking, une fonctionnalité qui compare une dose prescrite à une dose minimale et maximale et alerte dans le cas où ces limites sont franchies) ont été activées dans le logiciel de dossier électronique de cette institution en juin 2018. Les intervalles initialement activés étaient ceux fournis par défaut dans le logiciel. Un mois plus tard, les 623 groupes de médicaments (un générique et les entités prescriptibles en découlant) les plus fréquemment concernés par les alertes ont été identifiés. Pour chaque groupe, 21 pharmaciens ont évalué les intervalles de dose proposés, qui comportaient des particularités par âge, fonction rénale, dose unique et dose quotidienne. Plusieurs références ont été consultées et les évaluations ont inclus les indications approuvées de même que l’utilisation hors-indication (off-label). Une marge de 10% a aussi été ajoutée pour prendre en compte l’arrondissement des doses.

Les pharmaciens ont mis à jour les intervalles de dose proposés par le système en fonction des recommandations révisées progressivement sur plusieurs mois, le tout en monitorant hebdomadairement le déclenchement d’alertes et en encourageant les cliniciens à rapporter les alertes inappropriées, de manière à prioriser les alertes les plus problématiques. Les stratégies mises en place pour réduire les alertes inutiles sont détaillées dans le texte complet et sont très intéressantes, je retiens 3 types d’interventions: la désactivation d’alertes liées au fonctionnement interne du logiciel et sur lesquelles le clinicien ne peut pas agir, la désactivation d’alertes redondantes (ex: désactiver les alertes pour un poids manquant s’il y a déjà une autre alerte qui avise que le poids est manquant en dehors du processus de prescription) et l’optimisation des ordonnances préprogrammées (order sentences, order sets ou similaires).

En juin 2018, donc au moment du déploiement initial, 11 452 alertes étaient contournées par semaine en moyenne. Entre juin et septembre 2018, 70 groupes de médicaments ont été optimisées. Durant la première semaine de septembre 2018, 4796 alertes ont été contournées, représentant une diminution de 63% des contournements.

Suite à l’optimisation des intervalles de dose par groupe de médicaments, une deuxième stratégie d’ajustement des messages d’erreurs et de la logique de détection d’erreurs dans le système a permis une diminution encore plus grande, permettant de passer d’un taux de contournement d’alertes de 6.6% à 3.2% entre janvier 2019 et mars 2020.

Je trouve l’article intéressant car il démontre un aspect important du travail des pharmaciens en informatique clinique, soit l’optimisation des fonctionnalités d’aide à la décision. Il est intéressant de constater d’abord que l’utilisation des fonctionnalités de vérification de doses dans les dossiers électroniques intégrés n’est pas si ancienne dans cette étude (2018). Ensuite, les intervalles de dose fournis par défaut dans le logiciel, pourtant un « joueur majeur » américain, nécessitaient des ajustements importants pour être utilisables. Enfin, l’optimisation de la performance de ces alertes a demandé à une grande équipe de pharmaciens un travail colossal, réalisé progressivement sur plusieurs années. L’aide à la décision clinique dans les dossiers électroniques demande un travail de maintenance constant et des ressources en conséquence. Clairement, il ne s’agit pas simplement d’acheter un logiciel ou de déployer une fonctionnalité telle quelle, la maintenance, l’optimisation et le suivi doivent faire partie du plan dès le départ.

Assistance aux préparations stériles intégrée au dossier électronique

Les logiciels d’assistance aux préparations stériles (appelés d’abord en anglais IV Workflow Software puis Technology-Assisted WorkFlow (TAWF), qui semble être le terme favorisé actuellement) font régulièrement l’objet de publications. Dans le numéro de juillet 2021 de l’AJHP, un article décrivait l’implantation d’une fonctionnalité d’assistance aux préparations intégrée au logiciel de dossier électronique déjà en place dans un centre, comparativement aux publications décrivant généralement des produits séparés et interfacés au dossier principal.

L’étude a été réalisée dans une institution américaine comportant 4 pharmacies desservant des cliniques d’infusion ambulatoires en oncologie. Un logiciel distinct du dossier électronique était déjà en place pour la vérification des préparations à l’aide de photos. Cependant, le dossier électronique lui même était utilisé pour la documentation des ingrédients et la traçabilité de la préparation, afin de supporter les processus de facturation. Une transition a été menée en 2019 vers un système de vérification des préparations avec photos intégrée au logiciel de dossier électronique. Les auteurs décrivent les avantages de cette transition: notamment la réduction du recours à la saisie manuelle d’information dans le système séparé (on comprend que le système était peu ou pas interfacé avec le dossier électronique) et une réduction de coût annuelle d’environ 36 000$ américains (on a donc une idée du coût annuel d’un tel système). Le nouveau système a requis l’installation de postes informatiques complets ainsi que des caméras dédiées à chaque hotte stérile plutôt que les tablettes précédemment utilisées. Des ajustements ont été nécessaires aux processus de travail et à la configuration des flux de travail de vérification des préparations dans le logiciel de dossier électronique. Il est intéressant de noter que la vérification des préparations pour les quatre pharmacies était réalisée à distance de manière centralisée dans une des quatre pharmacies. Une impression d’une étiquette finale était déclenchée par la vérification à distance, signalant que la préparation avait été vérifiée et pouvait être dispensée.

La transition semble s’être bien passée, requérant seulement 2 jours de support sur place. Cependant, des difficultés techniques ont été constatées avec la prise de photos requérant l’achat de composantes techniques additionnelles, en sus de difficultés liées au flux de travail de vérification qui ont nécessité des ajustements à la configuration des files de vérification.

Cette transition a été évaluée à l’aide d’un devis pré-post avec une période 3 mois avant l’implantation et 3 mois après l’implantation. Les durées des étapes de préparation ainsi que les taux de détection d’erreurs ont été comparées. 4188 préparations stériles ont été réalisées avant la transition et 3313 après. La durée entre l’impression initiale de l’étiquette de préparation et la complétion de la préparation était plus grande avec le système intégré (16,8 vs 19,3 minutes). La durée totale de la production jusqu’à la fin de la vérification était de 23,1 minutes avec le système séparé et 26,7 minutes avec le système intégré; cependant les auteurs ont noté une diminution des temps à chaque mois après la transition, on peut donc déduire qu’une période d’attente avant la réalisation de la période post aurait été préférable pour permettre aux habitudes de s’installer avec le nouveau système et ainsi refléter un peu mieux la performance en vie réelle. Les taux d’interception d’erreurs étaient de 0,72% avec le système externe et 0,88% avec le système intégré, ce que les auteurs ont jugé comparable.

Je trouve l’étude intéressante car elle démontre l’impact relativement mineur (essentiellement des enjeux techniques facilement surmontés) d’une transition d’un système externe à un système intégré. La gestion du changement liée à cette transition est bien décrite dans l’article. Bien que l’enjeu de la retranscription manuelle d’un système à l’autre ne soit pas abordé à fond dans l’article, il me semble que l’élimination de cette étape est un avantage majeur qui en soi justifie pleinement la transition vers le système intégré, dans l’optique du circuit du médicament en boucle fermée. Évidemment, ce genre d’avantage peut cependant devenir un frein à l’interopérabilité; on peut imaginer certains développeurs de dossiers électroniques refusant la mise en place d’interfaces vers des systèmes externes dans le but de forcer l’utilisation de leurs fonctionnalités intégrées. Il est dommage que l’article n’aborde pas les raisons de l’absence d’interface (impossibilité technique ? coûts ? manque de collaboration des fournisseurs ?).